Last update: Sept. 24, 2018

Spicesoft - Editor of CoWork.io

Introduction

In agreement with the new requirements of the General Data Protection Regulation (GDPR) of the European Union, the following actions have been implemented:

  • Distribution of this privacy policy, explaining how we collect, use and protect personally identifiable information within the scope of our services
  • Automation of the data anonymization of personally identifiable information when an account or the whole instance is disabled
  • Limitation of the storing duration of personally identifiable information

These measures are effective as of May 25, 2018

Collection and use personally identifiable information

In order to seamlessly use our services:

  • reservation
  • purchase
  • invoice payment
  • posting of messages and related comments on the news feed
  • creation of help desk tickets
  • consultation of the members directory
  • notifications
we collect the following information.

Emails and passwords

You must provide an email address and a password when creating your account. The password validation rules are demanding (minimum length, complex characters required, expiration date), and passwords are stored encrypted. Only these two are mandatory to use the Service.

Profile

The information you provide when filling your user profile (your first name and last name, picture, phone number, position, department, skills, description). Your first name, last name, email address and phone number are publicly displayed whitin the Service, on your profile page and directory. You can choose to be removed from the directory at any time by updating you profile settings.

Private purchase

Should paying services be offered for a private use, you will be asked a billing address. You can update and delete it at any time in you profile settings.

User generated contents

  • reservations
  • messages, comments published on the news feed
  • orders, invoices, quotes and credit notes, in the event paying services are offered
  • help desk tickets

Notifications

Communication between the Service and yourself. It can, for instance, be emails from us, relating to the Service (email verification, alerts about reservations, invoices, ...). You can update which ones you want to receive in the notification center.

Sharing of personally identifiable information

We do not transfer personally identifiable information to third parties.

Access and modification of your personally identifiable information

If you are registered as a user of our services, we provide you with tools and settings to access, update and delete personally identifiable information collected or that you entered, and that are associated with your account.

  • last name
  • first name
  • email address
  • password
  • language
  • phone number
  • picture
  • position
  • department
  • skills
  • description
  • private billing address

You can update your profile any time by logging in the Service.

Storing duration of your user related content

After the deletion or deactivation of your account:

  • we will anonymize personally identifiable information
  • the Service will keep specific data (invoices, quotes, credit notes) for a reasonnable duration businesswise (for safekeeping, archiving, audit purposes).

Privacy policy update

We may change our Privacy policy at any time. The most up to date version dictates our use of your personally identifiable information and always will be available in the Privacy policy page.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE WELLIO
 

Préambule

En accord avec les nouvelles exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union Européenne nous vous présentons ci-après la politique en matière de traitement des données personnelles du Responsable du traitement – Wellio – et de son sous-traitant – Spicesoft.

Ces mesures sont entrées en vigueur le 25 mai 2018.

Quelles sont les données à caractère personnel que nous pouvons être amenés à traiter?

Il s’agit des données recueillies lors de votre inscription et de votre utilisation de l’application. Ces données comprennent vos nom, prénom, adresse email, mot de passe, langue, n° de téléphone, photo, fonction, service, compétences, description personnelle (profil), adresse de facturation personnelle, autres contenus que vous avez-vous-même produits et notifications. Vous êtes informés et donnez d’ores et déjà, par la fourniture des données, votre consentement sur le traitement de ces dernières.

Quelques précisions…

Vos emails et mots de passe

Une adresse e-mail et un mot de passe vous sont demandés à la création de votre compte. Les conditions de création de mot de passe sont exigeantes (longueur, type de caractères, expiration) et les mots de passe sont stockés chiffrés. Seules ces informations sont obligatoires pour utiliser le Service.

Votre profil

Les informations que vous nous fournissez pour créer votre profil d’utilisateur (votre nom, votre prénom, votre photo, votre numéro de téléphone, votre fonction, service, compétences, description personnelle). Votre nom et prénom, ainsi que vos coordonnées (email et n° de téléphone – dans le cas où ce-dernier est renseigné), sont affichés publiquement, notamment sur votre page de profil et dans l'annuaire. Vous pouvez à tout moment décider de ne plus apparaître dans l'annuaire en accédant aux paramètres de votre profil.

Achat privé

Dans le cas où des services payants sont proposés pour un usage privé, il vous sera demandé votre adresse de facturation. Vous pouvez à tout moment la modifier et la supprimer depuis les paramètres de votre profil.

Contenus que vous avez produits

Il s’agit de :

  • de vos réservations
  • des messages, commentaires que vous publiez sur le fil d'actualités
  • des commandes, factures, devis et avoirs, dans le cas où des services payants sont proposés
  • des tickets d'assistance.

 Notifications

Il s’agit des communications entre le Service et vous-même, par exemple : emails en rapport avec le Service (vérification d'adresse email, alertes concernant les réservations, factures, etc.).

Vous pouvez à tout moment choisir quelles notifications vous souhaitez recevoir dans l'espace de notification.

Quelle est la finalité et la base légale de ces traitements ?

 Vos données personnelles sont traitées :

  • en vue de vous fournir les services qui sont offerts par l’application/le site de réservation :
    • réservation

    • achat pour le compte de votre organisation ou éventuellement pour un usage privé

    • paiement d'une facture

    • publication de messages et commentaires associés sur le fil d'actualité

    • création de tickets d'assistance

    • consultation de l'annuaire des membres

    • réception de notifications liées aux services proposés

  • en vue de recevoir des informations sous diverses formes (email, newsletters…) en provenance de la société Wellio.

Leur traitement repose sur votre consentement.

 Qui est le responsable du traitement ?

Le responsable du traitement est la société Wellio, Société en Nom Collectif au capital de 1 000 euros, dont le siège social est situé à PARIS (75116) 30 avenue Kléber, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de PARIS sous le numéro 832 117 402. Le Délégué à la protection des données (« DPO ») peut être contacté à l’adresse mail suivante : dpo@covivio.fr

 Qui sont les destinataires des données ?

 Les informations vous concernant font l’objet -ou peuvent faire l’objet -d’un traitement à destination de :

  • Wellio,
  • de la société Cowork.io en sa qualité de sous-traitant de ces données personnelles
  • des autres occupants du site utilisant l’application, pour certaines d’entre-elles uniquement
  • et des prestataires en charge de l’accueil de l’immeuble, de la gestion des salles de réunion et des animations sur les espaces de vie.

Ces données ne font en aucun cas l’objet de transactions commerciales avec des tiers.

Comment accéder à vos données ou les modifier ?

Si vous êtes enregistré en tant qu’utilisateur de nos services, nous vous fournissons les outils et les paramètres de compte pour accéder, modifier ou supprimer les informations personnelles collectées ou que vous nous avez fournies et qui sont associées à votre compte.

  • nom
  • prénom
  • adresse email
  • mot de passe
  • langue
  • n° de téléphone
  • photo
  • fonction
  • service
  • compétences
  • description personnelle
  • adresse de facturation personnelle

Vous pouvez mettre à jour votre profil à tout moment en vous connectant sur le Service.

Quelle est la durée de conservation de vos données ?

Dans l’application et dans le site de réservation :

Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées sous une forme permettant votre identification au-delà d’un an et un mois après votre dernière utilisation de l’application. La destruction de vos données à caractère personnel au-delà de ce délai d’un an et un mois aura comme conséquence la suppression de votre compte et de l’ensemble des données qui lui sont liées.

Au sein de la société Wellio :

Vos données pourront être conservées après le délai susmentionné en vue de vous transmettre les informations relatives à la société Wellio.

Vous pourrez, à tout moment, retirer votre consentement au traitement de ces dernières et vous opposer à la diffusion de toute communication émanant de Wellio en envoyant un email à dpo@covivio.fr ou en utilisant l’espace dédié dans nos newsletters.

Si tel était le cas nos équipes se chargeront de supprimer ces données de nos bases.

Conserver vos données de façon sécurisée :

Wellio et ses sous-traitants, et notamment la société Spicesoft en charge du développement de l’application, s’engagent à traiter les données de façon à garantir un niveau de sécurité approprié, en faisant leurs meilleurs efforts afin de se protéger notamment contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.

Mise à jour de notre politique de traitement des données :

Pour des raisons réglementaires, organisationnelles ou autres, notre façon d’utiliser et de conserver vos données à caractère personnel peut être amenée à évoluer avec le temps. Nous nous réservons le droit de pouvoir modifier les présentes dispositions à tout moment. La version la plus actuelle de la présente politique régit notre utilisation de vos informations personnelles et sera toujours disponible sur la présente page.

 Quels sont vos droits ?

  • Vous pouvez à tout moment demander un complément d’informations sur le traitement de vos données à caractère personnel.
  • Vous disposez d’un droit d’accès à vos données, de rectification et de portabilité de celles-ci.
  • Vous disposez du droit de demander l’effacement des données vous concernant ou une limitation de leur traitement, ainsi que du droit de vous opposer au traitement de ces données, étant entendu que l’effacement de certaines données pourra avoir pour conséquence l’impossibilité d’utiliser l’application.
  • Vous disposez du droit de retirer à tout moment votre consentement.
  • Vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

 

Pour toute demande, nous vous invitons à vous adresser au Délégué à la protection des données : dpo@covivio.fr.